Que vous ayez déjà une planification successorale, que vous soyez en processus de planification successorale ou que vous procrastiniez à ce sujet, vous pourriez vouloir tenir compte des avantages et des inconvénients d’un coffret de sûreté (parfois appelé coffre-fort ou compartiment de coffre-fort) dans vos projets.
À une certaine époque, les coffrets de sûreté étaient largement utilisés. Aujourd’hui, de moins en moins de gens les louent, optant plutôt pour le stockage de leurs documents sur un support digital ou des coffres-forts domestiques pour leurs objets de valeur. Le déclin de leur popularité s’explique par plusieurs raisons. Il y a une prise de conscience croissante des failles dans le recours aux coffrets de sûreté. Ainsi, des plaintes médiatisées quant à la volatilisation de leur contenu ont érodé la confiance du public dans le niveau de sécurité et de protection offerts par le système bancaire.
Avantages et inconvénients
L’avantage principal d’un coffret de sûreté est qu’il procure un espace sécurisé pour le stockage de documents importants et d’objets de valeur, diminuant le risque de les égarer et assurant leur confidentialité. Les coffres-forts des banques sont sécurisés avec des systèmes d’alarme, des caméras et des serrures de qualité. Des protocoles bancaires sont aussi en place pour réguler l’accès aux coffrets de sûreté. Les clients sont escortés au coffre-fort par un représentant de la banque. Deux clefs sont nécessaires pour ouvrir le coffret : le représentant de la banque a une clef, le client a l’autre. Une carte de signature répertorie la date et l’heure de l’accès et la signature de la personne qui a accédé au coffret.
L’un des principaux inconvénients est que le contenu du coffret de sûreté n’est pas assuré par la Société d’Assurance-Dépôts du Canada (SADC), contrairement à la protection offerte pour un compte ou un portefeuille d’investissement pris avec la banque.
Le deuxième inconvénient provient des restrictions concernant le contenu d’un coffret de sûreté telles qu’elles sont prévues dans le contrat que le client signe avec la banque. Ces contrats peuvent varier dans le détail, mais ils contiennent généralement deux clauses importantes : (1) une clause prohibant le stockage d’argent comptant, de métaux précieux d’un certain montant ou poids, d’armes à feu ou de drogues illégales; et (2) une clause exemptant la banque de sa responsabilité pour les objets qui pourraient se volatiliser.
En ce qui concerne la première restriction, concernant le contenu du coffret de sûreté, il n’est pas recommandé d’y stocker de l’argent comptant, pour plusieurs raisons pratiques qui dépassent la seule prohibition contractuelle : la perte de l’intérêt et l’accès limité aux heures d’ouverture de la banque en cas de besoin urgent de liquidités. Si vous souhaitez conserver des bijoux de valeur dans un coffre de sûreté, vous devriez vérifier si les termes et condition de votre police d’assurance-habitation étendent leur couverture aux bijoux conservés en dehors de votre domicile.
Problèmes de règlement de succession
Bien que la plupart des gens ne portent pas trop attention aux coffrets de sûreté qu’ils louent, ils devraient tenir compte des avantages et inconvénients susmentionnés lorsqu’ils planifient leur succession, en raison des conflits et disputes potentiels qui peuvent se faire jour durant le règlement d’une succession.
Le premier problème qui peut survenir est l’accès au coffret de sûreté. S’il y a des co-locataires du coffret de sûreté, cela pourrait s’avérer problématique. Le co-locataire survivant pourrait décider d’accéder au coffret après le décès de l’autre co-locataire, ce qui pourrait à son tour alimenter des accusations de comportements suspects impliquant des allégations de subtilisation des objets de valeurs gardés dans le coffret. Le liquidateur de la succession est le seul à pouvoir légitimement accéder à un coffret de sûreté, et encore après avoir fourni à la banque les documents requis (par exemple, le certificat de décès, les certificats de recherches testamentaires et le testament).
Obtenir un accès total au coffret de sûreté est crucial pour le règlement de la succession, car il est nécessaire pour pouvoir obtenir toute la documentation pertinente pour la confection d’un inventaire précis. Cette tâche fait partie intégrante du processus de règlement ou de liquidation d’une succession. Le liquidateur a le devoir de recueillir et de sauvegarder tous les actifs du défunt, incluant ceux se trouvant dans le coffret de sûreté. C’est une pratique recommandable et prudente pour le liquidateur que d’accéder au coffret de sûreté en présence d’un notaire qui pourra dresser l’inventaire de son contenu – d’ailleurs, l’article 478 du Code de procédure civile le demande. Cette pratique fait par ailleurs acte de transparence envers tous les héritiers et protège le liquidateur.
Il est à noter qu’il y a souvent des délais pour obtenir un rendez-vous en vue de l’ouverture du coffret de sûreté. La banque doit recevoir et traiter tous les documents de succession. Puis, il pourrait y avoir des conflits d’horaire dépendamment de la disponibilité du représentant de la banque et du ou des liquidateur(s) qui pourraient devoir être présents en personne à la banque en fonction de ses politiques internes propres. Les délais peuvent aussi encore être allongés par la perte des clefs. La perte de clefs est un problème récurent dans le règlement des successions. Dans ce cas, il est nécessaire de convenir avec la banque de faire forcer le coffret de sûreté par un serrurier. Des frais seront facturés par le serrurier pour ce service.
Il peut être possible d’avoir accès au coffret de sûreté après la mort d’un locataire pour vérifier la présence d’un testament, sans en retirer aucun objet. C’est l’occasion de souligner que certains documents ne devraient pas être gardés dans un coffret de sûreté. Puisqu’au Québec l’immense majorité des testaments, procurations, mandats de protection, directives médicales anticipés et titres immobiliers sont reçus par acte notarié en minute, il n’est pas nécessaire de les conserver dans un coffret de sûreté. L’original d’un acte notarié en minute est toujours conservé par le notaire instrumentant, et si celui-ci ne pratique plus la Chambre des notaires pourra indiquer où se trouve son greffe, que ce soit auprès d’un autre notaire ou à la Cour supérieure du Québec. La copie authentique d’un acte notarié est toujours disponible pour une personne qui établit son intérêt légal de l’obtenir, comme, par exemple, une partie à l’acte ou son représentant légal. Il faut garder à l’esprit que même si la copie d’un testament notarié est perdue ou égarée, les certificats de recherches testamentaires sont des documents de successions obligatoires pour la liquidation d’une succession et le testament perdu ou égaré, si tant est qu’il y en ait un, sera indiqué sur l’un des certificats avec les coordonnées du notaire ou de l’avocat en charge de le conserver.
De plus, les instructions relatives aux funérailles ou à l’enterrement ne devraient pas être gardées dans un coffret de sûreté. Elles devraient être communiquées au liquidateur ou aux membres de la famille de l’intéressé(e) pour être disponibles sans délai. Les passeports ne devraient pas non plus être gardés dans un coffret de sûreté puisqu’ils ne pourront pas être facilement et rapidement disponibles pour des voyages urgents. Un passeport perdu peut être remplacé de manière urgente ou accélérée par le gouvernement du Canada.
À une certaine époque, les coffrets de sûreté étaient un endroit sûr pour conserver les Obligations d’épargne du Canada, émises en format papier comme des instruments négociables. De même, les certificats d’actions y étaient aussi gardés, mais les certificats d’actions sont maintenant rarement émis en format papier. Il faut également être conscient que la banque n’a ni connaissance ni trace du contenu d’un coffret de sûreté ou de ce qui en est retiré. Dès lors, en cas de différend autour de son contenu, le client a peu ou pas de recours contre la banque.
Il est recommandé que le client conserve un inventaire à jour du contenu du coffret de sûreté. Il est aussi très recommandé de conserver chez soi un inventaire à jour de tous les actifs et passifs de la personne, l’endroit où se trouvent les comptes de banque et coffrets de sûreté, les portefeuilles d’investissements, les polices d’assurance et les titres immobiliers puisqu’un tel inventaire facilitera grandement le processus de règlement de la succession. Il faut se souvenir qu’il n’existe aucun registre ou dépositaire centralisé en ce qui concerne l’information relative aux comptes de banque, coffrets de sûreté et portefeuilles d’investissements.
Plusieurs personnes oublient même qu’ils ont loué un coffret de sûreté et que, si les frais de location ne sont pas payés et les avis de la banque à cet effet sont mal adressés ou ignorés, alors la banque pourra forcer l’ouverture du coffret et le vider. Son contenu deviendra alors un bien non-réclamé et sera remis à Revenu Québec. De telles surprises ne seront révélées que lors du règlement de la succession, causant délais, coûts, frustration et déception.
Un dernier conseil : demandez-vous, si vous n’avez pas de coffret de sûreté, si vous en avez vraiment encore besoin d’un. Peut-être réaliserez-vous que le coffret ne contient que des objets sans importance ou qu’il est vide et qu’il ne sert à rien. Ce faisant, vous pourriez alléger la charge du liquidateur de votre succession.
