Le 6 octobre 2021, le gouvernement du Québec déposait le projet de loi 103 intitulé Loi modifiant diverses dispositions législatives principalement aux fins d’allègement du fardeau administratif.
Ce projet de loi offre aux municipalités la possibilité d’octroyer un contrat d’approvisionnement sous forme de contrat à commandes. Ce type de contrat permet à une municipalité de se procurer des biens alors que la quantité, le rythme et la fréquence de ses besoins sont incertains et indéterminés.
À titre d’exemple, imaginons qu’une municipalité désire moderniser son parc informatique. La municipalité estime avoir besoin d’une quarantaine d’ordinateurs avec équipements et logiciels au cours des trois prochaines années. La dépense, après estimation par la municipalité, semble de plus de 125 000 $. Supposons que la municipalité estime à 2 800 $ la valeur de chaque ordinateur avec équipements et logiciels.
Dans pareille situation, il serait inapproprié que la municipalité procède à un appel d’offres pour acquérir en même temps les 40 appareils dont elle n’aura besoin qu’ultérieurement pour certains postes.
Suivant les nouvelles dispositions législatives, la municipalité doit publier un appel d’offres public sur la base d’un contrat à commandes. Aux termes de cet appel d’offres public, supposons que la municipalité reçoive trois soumissions, soit :
Entreprise A : 2 500 $ par ordinateur, y compris les équipements et logiciels;
Entreprise B : 2 650 $ par ordinateur, y compris les équipements et logiciels;
Entreprise C : 2 700 $ par ordinateur, y compris les équipements et logiciels.
La municipalité décide de retenir les deux plus basses soumissions, soit celles des entreprises A et B, et octroie à celles-ci les contrats par résolution le 1er juin 2022. À cette même date, la municipalité commande auprès de l’entreprise A trois ordinateurs, tels que décrits à l’appel d’offres. Ces appareils doivent être livrés au plus tard le 30 juin 2022. L’entreprise A informe la municipalité qu’elle ne sera pas en mesure de répondre à la demande puisqu’elle n’a pas en stock les ordinateurs et qu’elle ne les recevra qu’à compter d’août 2022. La municipalité peut attendre mais peut aussi se tourner vers l’entreprise B qui a les équipements en stock. La municipalité devra cependant payer à l’entreprise B le prix unitaire de 2 650 $ présenté dans sa soumission.
Plus tard, en octobre 2022, la municipalité commande auprès de l’entreprise A cinq nouveaux ordinateurs tels que décrits à l’appel d’offres, lesquels doivent être livrés au plus tard le 30 octobre 2022. L’entreprise A avise alors la municipalité qu’elle n’a pas en stock le modèle exact demandé mais propose un équivalent. L’appel d’offres prévoit une clause particulière à l’effet que la municipalité se réserve le droit de refuser l’offre du fournisseur si elle considère que le produit suggéré n’est pas équivalent à celui décrit à l’appel d’offres. En conséquence, la municipalité peut acheter les cinq ordinateurs de l’entreprise B si le produit suggéré par l’entreprise A n’est pas, selon la municipalité, équivalent. Si, par contre, il est équivalent, la municipalité peut acquérir de l’entreprise A les cinq nouveaux ordinateurs demandés, mais devra payer 2 500 $ par ordinateur, y compris les équipements et logiciels fournis, même si le produit équivalent soumis par l’entreprise A a une valeur supérieure.
Ces nouvelles dispositions ont été introduites à la Loi sur les cités et villes par l’article 573.1.0.1.3 et au Code municipal du Québec par l’article 936.0.1.3.