Par communiqué de presse en date du 27 avril 2020, la ministre de la Justice et procureure générale du Québec a annoncé que, pour la durée de l’état d’urgence sanitaire en lien avec la pandémie de COVID-19, les personnes légales, organisations à but non lucratif et autres associations qui doivent tenir des réunions de leurs administrateurs, actionnaires (dans le cas de sociétés) ou membres (dans le cas des organisations à but non lucratif) peuvent désormais tenir à distance leurs assemblées, réunions ou séances, même lorsque leurs documents constitutifs exigent la participation en personne ou prohibent leur tenue par des moyens technologiques. Cette mesure vise notamment les sociétés par actions, les personnes morales sans but lucratif constituées en vertu de la Partie III de la Loi sur les compagnies (Québec), les coopératives, les sociétés de personnes, les syndicats de copropriété, les ordres professionnels, le conseil des commissaires d’une commission scolaire anglophone et le conseil d’établissement d’une école primaire ou secondaire.
De façon générale, ces moyens technologiques doivent permettre à tous les participants de s’écouter et de s’exprimer (ex., conférence téléphonique ou visioconférence), et comporter une méthode pour tenir le vote et en enregistrer les résultats. Si un vote secret est requis, on peut le tenir par toute méthode de communication convenue ou, à défaut, par toute méthode qui permet de recueillir les votes pour vérification subséquente, tout en préservant leur caractère secret.
Des mesures semblables ont été adoptées par les provinces et territoires à travers le Canada. Ceci demeure néanmoins une solution temporaire, et toute entité de toute nature que ce soit devant tenir des réunions sera bien avisée de saisir l’occasion pour mettre à jour ses documents constitutifs (charte, règlements, contrats, etc.) afin de permettre expressément la tenue à distance de ses réunions et assemblées et d’établir les exigences pour la tenue de telles réunions et leur déroulement.
